博主呓语:

让时间管理的六个流程 增强我们的承诺力

Posted by 破冰 on 2012-12-9 14:49 Sunday

  我的奶奶是1915出生的,嫁给爷爷时才17岁。我和奶奶很好,也学习了许多她的价值观,她常常对我说,”出了社会,信用最重要”,要求我不要轻许承诺,承诺了就要做到。

  当时不觉得,现在才体会出奶奶的智慧,因为奶奶要我培养的就是「承诺力」

  承诺是一种能力?没错,在这个资讯破碎,大量出现的年代,说到做到变成越来越稀缺的资源,但是也就是这样「承诺力」才更加有价值。

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  我们会依照收集、加工、组织、排程、行动、检视六个流程来说明如何让每天一个个落实执行的小习惯,累积成「承诺力」,这就开始

  1 收集-收件匣
  第一个流程是收件匣,我们必须把杂事做100%收集,这样才不会形成对潜意识的压力,让自己无法好好地休息。

  杂事就是我们的电子邮件、会议记录、随身小本子、Facebook、微博、What’s up、Line、微信、电话、传真等每天传来的讯息,或自己每天记录的思考碎片,目前我们的讯息已经全面碎片化了,想要拥有承诺力,第一步就是要做到完整的收集。

  因此我们需要仔细规划我们收集杂事的收件匣,辨明和我们最常互动的伙伴惯用的工具,将之做为收件匣,并有清空收件匣的机制及时间安排,将这些杂事加工成行动及提示,才不会永远塞在收件匣中。
  2 加工-沙漏
  把杂事加工变成行动需要两个层次的思考,我们用沙漏来做比喻,第一个层次是「一次一件事、一次一粒沙」,这代表我们每次只能加工一件杂事成为行动,第二层次是我们要处理的杂事量大,需要用批次处理才有效率。

  首先,要想要从杂事变成行动,我们可以依照一个简单的公式来加工

  行动=主词+动词+关键人物+事情

  要完成一件事情,99%的行动都在于收集不足的资讯,而最佳品质的资讯都存放在人身上,因此遇到一个杂事,我会问自己两个问题「下一步行动是什么?」及「谁是关键人物?」并思考和这个关键人要用哪个动词来连结,这样就可以想出下一步行动来了。

  其次,上面是加工一件杂事成行动的方法,但是我们常常会有数十、上百个杂事在收件匣中需要加工,因此我们必须有批次处理杂事的方法。在此介绍「两分 钟原则」给大家,一次是在批次加工杂事的过程中,若是两分钟以下的问题,就不用加工了,直接完成即可,这样更加省时间。除此之外,要记得大部分的杂事并不 重要,直接丢到垃圾桶即可。

  在加工这个流程,掌握两个要素就能够很有效率,一个就是把一个杂事加工好,其次就是要能批次加工杂事,只要掌握「两分钟原则」及垃圾桶的概念,加工速度就可以大增。

  杂事就像是沙漏中的沙子,能否顺利通过瓶颈,加工成下半部的行动事项,需要练习及学习,也和大家一起加油。
  3 组织-拼图
  组织这个流程用的图像代表是拼图,这是因为组织这个流程像是一个个容器,必须装载各种资料、行动、行事历、任务等,而且每个人的每日工作状况不同,涌进来 的讯息模式也不同,需要用不同的工具组合来因应,因此我用一片片拼图代表不同的工具,结合起来,又能够发挥综效,帮助大家不遗漏小事情。

  也因为组织有着放置提醒事项的功能,我把所有拼图片拼组出来的图形叫做Reminder System,每个人都应该有Reminder system,管理主要的讯息流,也管理大大小小的事情。

  在IT行业的员工,主要的讯息是电子邮件,但是也要能够有和家人沟通的机制。
  在地产开发公司的朋友,主要的讯息是大量纸类文件、合约,但是也有facebook、微博等数位形式的沟通。
  在学校的学生,主要的讯息是大量的知识,但也有许多的团体作业讨论。
  和销售行业的朋友,主要的讯息是和顾客及公司各部门的沟通,但是也要兼顾家庭、社团及未来发展。

  当我们做好收集及加工的工作后,需要建立起自己的Reminder System,需要搭配合适的工具及软体,并养成习惯,每周检视,让系统可以运作起来。

  5 排程-青蛙
  我们用青蛙图形来代表排程这个流程,代表我们每天要找出最重要的事情(青蛙),并安排最有精力、最适合的时段来完成。

  「先吃掉那只青蛙」是我很喜欢的一本书,作者是博恩崔西认为,集中精力处理那些对自己最重要的事情,将其彻底及完美地解决,就是幸福的关键所在,把把每天最自己最重要的事情叫做青蛙,每天先吃掉那只青蛙。

  在排程的阶段,我们会利用八页小书这个有效的工具规划未来几天要吃的青蛙,也会做好这几天的行动清单,在空档的时候批次处理,并留下空间规划每日待 办事情,配合流程四介绍的番茄工作法来吃掉每天重要的青蛙并完成例行事项,最后并可以规划一下下一周的任务清单,或者安排出差行程。

  八页小书是我觉得非常有效的时间管理工具,欢迎大家来试试,别忘了「先吃掉那只青蛙」,是每天最重要的事情。
  6 行动-番茄
  时间管理讲穿了就是两句话:「把想做的事情写下来,把写下来的事情完成」,经过十年的,我发现,大多数人一开始的瓶颈是在于后半部,「把写下来的事情完成」。

  我自己很喜欢用番茄工作法来估算一天的生产力,番茄工作法很简单,一个番茄钟代表30分钟,其中包含25分钟专注工作,5分钟休息时间。每天早上, 我们就列一张今天待办清单,写下几个要做的事情(也就是每天几只青蛙),并且估算需要几个番茄钟完成。我自己一天能完成8─10个番茄钟,因此能做的事情 也没有几件,于是我会很珍惜用番茄钟完成事情的时间,因为我知道我的产出是有限的(8─10个番茄钟)。

  但是要如何决定每日待办清单呢?其实很简单,我会有一个活动清单,列下我最近要做的事情(大概里面都放了30─40番茄钟的事情量)。每天一早就想想今天要做的事情,先排进去每天待办清单,再去看看活动清单,看看有没有哪些要加入了,这样就好了。

  每周做检视的时候,再思考一下下周的事情,哪些要加入活动清单的,这样子就比较能够不疾不徐地处理事情。因此流程五─行动,我们采用的图形是番茄,代表用番茄工作法,把困难的事情,一件件地完成,这样就可以增加我们的承诺力。
7 检视-放大镜

检视的图形是一个放大镜,可以分成几个层次来说

首先是写日记,每天我们都应该花一点点时间来写日记,写详细的日记固然很好,但是没有时间的话,花两三分钟,写五条内容的成功日记也很棒。

其次是每日检视,我们运用番茄工作法后,就应该检视一下每日待办清单,清空收件匣,看看行事历,了解一天做事的状况,思考明天该吃下哪只青蛙。(和流程四、五─排程、行动连结)

接着是每周检视,这时应该好好检查我们的Reminder System,看看任务的推动状况,整理一下我们的行动清单及任务清单,让整个系统和真实的世界同步。(和流程三─组织连结)

每年底我还会做年度检视,看看自己年度计划达成状况如何,浏览整年的日记及写的文章,进而订出明年的走向。

柏拉图说:「没有检视的人生不值得活」,当我们做好检视的工作,也更能了解自己,过好自己的人生。
结语
以上六个流程,其实可以形成一个系统,这个系统可以反覆地操作,不断地增强自己的「承诺力」。古人说:「言而无信,不知其可」,这个方式是我尝试实验十年 的方法,所以我很希望大家可以好好尝试,这样的益处是,能让更多人逃离「说到做不到」的痛苦,成为一个追求幸福的行动家。

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